Event Mice

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Event

Menurut Wikipedia (2013), event management adalah aplikasi dari manajemen projek, guna membuat dan mengkreasikan sebuah acara, festival, maupun sebuah konferensi. Di dalam event management memang selalu terkait dengan projek, tentang bagaimana dalam jangka waktu yang sudah ditentukan, harus bisa digelar sebuah acara untuk sebuah tujuan tertentu.

Sedikitnya ada 5 hal yang perlu diperhatikan dalam event management.  Pertama adalah perencanaan yang matang, perencanaan di sini termasuk pembuatan konsep, pengaturan waktu, pembuatan design acara, penentuan timeline acara, serta kegiatan lainnya yang berhubungan dengan perencanaan kegiatan.

Dalam membuat event peluncuran produk baru misalnya, kita harus bisa membuat desain acara semenarik mungkin yang menonjolkan keunggulan produk baru, dan tentunya melibatkan banyak aspek, mulai perencanaan lokasi, media yang diundang, pengunjung acara yang akan dihadirkan, pengisi acara, hingga konsep acara.  

Kedua adalah, pembiayaan yang terukur, arus pengeluaran dan pemasukan kas pembiayaan event juga harus dikontrol dengan jelas, sehingga tidak menjadikan penyelenggara event rugi karena tidak bisa mengelola arus kas.    

Ketiga, adalah tim yang handal,  kita tidak akan bisa melakukan semua pekerjaan mulai dari perencanaan hingga eksekusi event sendirian. Tentunya dibutuhkan tim dan manajemen pengelolaannya, setiap anggota tim sebaiknya memiliki tugas dan tanggung jawab yang diembannya.

Keempat, adalah time management. Bicara event manajemen akan selalu terkait dengan dateline, karena waktu seakan berjalan dengan cepatnya, dan jika tanpa disiplin atas time management yang telah disepakati, maka event bisa berantakan.

Kelima, adalah eksekusi event yang berkesan. Pastikan pasca event, pengunjung atau peserta mempunyai kesan atas acara yang terselenggara, dan pastikan itu kesan positif.

TIPS MENGADAKAN EVENT

Mengadakan sebuah event seperti Company Gathering, Music Concert, Launching Produk dan lainnya merupakan hal yang tidak mudah. Event yang terlihat simpel seperti baby shower dan wedding anniversary pun tidak semudah yang dibayangkan. Anda memerlukan waktu dan persiapan yang matang agar pesta berjalan lancar dan mengesankan.

Semua itu bisa Anda lakukan selama Anda sudah memiliki bekal pengetahuan tentang sebuah event, banyak hal dapat terjadi di luar perkiraan. Oleh karena itu Anda harus berhati-hati dan memikirkan cara untuk mengantisipasi kemungkinan terburuk yang dapat terjadi.

Berikut beberapa tips yang harus diperhatikan sebelum membuat sebuah event:

1.   Tentukan hari acara, pilihlah jadwal yang tepat. Jika waktu yang Anda pilih kurang tepat maka hasil yang Anda dapatkan tidak akan sebanding dengan usaha dan waktu untuk mempersiapkan event tersebut. Buatlah pesta dengan memilih satu tema agar acara lebih berkesan.

2.   Tentukan tamu dan jumlah undangannya. Urutkan sesuai dengan tingkat hubungan Anda dengan tamu yang akan diundang.

3.   Tentukan tempat. Tempat akan sangat menentukan keberhasilan event yang Anda persiapkan. Pemilihan tempat harus disesuaikan dengan target audience event dan sesuai dengan tema acara. Contohnya jika Anda ingin launching product, maka tempat yang Anda pilih harus sesuai dengan target market Anda.

4.   Susunan acara, harus disusun dengan baik. Hal ini agar event berjalan dengan lancar dan tidak menimbulkan kejenuhan.

5.   Tentukan juga pembagian tugas. Untuk kegiatan event, Anda bisa berkoordinasi dengan jasa event organizer yang lebih paham dalam mengadakan sebuah event sehingga Anda dapat menikmati acara yang Anda inginkan tanpa terlalu khawatir event Anda tidak berjalan dengan baik. Menggunakan jasa event organizer sangat disarankan karena event organizer akan membantu Anda mempersiapkan event Anda mulai dari persiapan, rundown susunan acara hingga eksekusi pada hari H. Event organizer dapat memberikan pendapat dan saran untuk ide Anda atau bahkan merancangkan ide untuk event Anda.

CARA MEMBUAT SEBUAH EVENT BERJALAN DENGAN SUKSES

1.     Selalu diawali dengan Do’a

2.    Bikin konsep yang Mantap

3.    Proposal

4.    Persiapan Teknis

5.    Profesionalisme Crew

Langkah-langkah membuat Event Berkembang dan Sukses

1)    Konsep Baku, dimana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan sehingga tinggal melaksanakan saja.

2)   Konsep Baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasekan kepada klien (perusahaan).

3)   Kombinasi, ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.

Membuat Event Sukses dan Bermanfaat

Ini beberapa tips secara secara umum, tentang gimana membuat event Creative dapat diselenggarakan dengan baik, benar & sukses??

1.     Perjanjian yang terorganisasi

2.    Keamanan  yang terkoodinir & disipiln

3.    Promosi yang baik & sistematik

4.    Konsep pemasaran tiket yang baik (before event & at the event)

5.    Tempat event yang mudah dijaangkau pengunjung

6.    Fasilitas Venue/tempat event yang menunjang seperti parker, akses masuk, toilet, daya listrik, & fasilitas pendukung lain

7.    Kapasitas kemampuan daya tampung tempat penyelenggaraan event yang memadai

8.    Artis yang menjual (nama yang dikenal amat sangat mempengaruhi sukses tidaknya sebuah event)

9.    MC yang komunikatif & cerdas juga merupakan kunci keberhasilan sebuah event

10.  Perfoma teknis produksi dari stage, lighting, sound system, desain yang menarik

11.  Konsep pendukung berupa games at the area & gimmick.  gimmick  lainyang dapat memberikan rasa puas pada para pengunjung event.

Contoh proposal sponsor juga harus ada penawaran untuk sponsor. Penawaran untuk sponsor dibuat untuk memperjelas apa saja biaya yang harus ditanggung oleh sponsor dalam pelaksanaan acara tersebut. Beberapa hal yang biasanya dicantumkan dalam pembuatan penawaran tersebut adalah sebagai berikut: pencantuman nama produk dari sponsor, nama produk juga akan ditampilkan diberbagai kegiatan yang diadakan, nama produk juga akan dicantumkan di beberapa atribut, seperti kaos, ID card, pamflet dll. Selanjutnya, anda juga harus mencantumkan biaya apa saja yang harus ditanggung oleh sponsor, misalnya biaya untuk hadiah dan tropi.

 Ada satu hal yang gak kalah penting dalam persiapan penyelenggaraan sebuah event, yaitu urusan legal yang termasuk di antaranya MoU atau kontrak dengan pihak artis/pembicara dan izin keramaian oleh pihak kepolisian. Jangan sampai ada kesalahpahaman baik dengan pihak manajemen artis maupun pihak kepolisian, agar pelaksanaan event dapat berjalan dengan lancar. Untuk event besar, misalnya konser musik, perlu pula bekerja sama dengan tim medis yang nantinya akan standby selama event berlangsung.